Digicode unterstützte Hospice Source (USA) bei der Migration von einer unpraktischen und veralteten Bestandsverwaltungssoftware, die den tatsächlichen Geschäftsablauf nicht unterstützte, zu Dynamics 365 Business Central und der Einrichtung eines flexiblen Asset-Lebenszyklusmanagements.
60
Tage von der Idee bis
zur Auslieferung
4.2K +
F&E-Projekte in
ERP gemanagt
100
betreute Länder
weltweit
Die Kunden
Hospice Source wurde 1997 in Oklahoma City gegründet, um den einzigartigen Bedarf an medizinischer Ausrüstung für eine schnell wachsende Gemeinschaft von Hospizpatienten zu decken. Innerhalb kurzer Zeit erkannte das Unternehmen die Notwendigkeit, Hospizpflegekräften technologische Lösungen anzubieten und so den Beschaffungsprozess für ihre Patienten zu optimieren.
Schwierigkeiten
Hospice Source hatte eine cloudbasierte Geschäftsverwaltungslösung mit einer integrierten Suite von Anwendungen für Buchhaltung, Auftragsabwicklung, Bestandsverwaltung, Lieferkette und Lagerbetrieb implementiert. Es zeigte sich jedoch, dass das System von Ineffizienzen und Ungenauigkeiten geprägt war.
Die größten Herausforderungen für Hospice Source waren:
- Die Mitarbeiter hatten häufig mit nicht verbundenen Systemen zu kämpfen. Dies erschwerte die genaue Dokumentation der Auftragsabwicklung und machte es ihnen unmöglich, wertvolle Einblicke in den Bestellprozess und die Auftragsabwicklung zu gewinnen.
- Die Leistung des Systems nahm mit der Zeit ab, da das zu verarbeitende und zu verwaltende Datenvolumen zunahm.
- Die Kosten für die Wartung des Systems, einschließlich der Software und des vorhandenen Funktionsumfangs, waren unerschwinglich geworden.
- Der Funktionsumfang des Systems wies kritische Mängel auf, beispielsweise die Unfähigkeit, Abschreibungsberechnungen durchzuführen, den Mietbestand zu verfolgen, eine präzise Nachverfolgung zu gewährleisten, Fehler zu minimieren und Überbuchungen zu vermeiden.
- Es ergab sich die dringende Notwendigkeit, innerhalb eines engen Zeitrahmens von 60 Tagen eine Lösung für die Umstellung vom bisherigen System zu entwickeln und zu implementieren.
Mit fast 63 Lagern in den gesamten USA wollte Hospice Source sein Bestandssystem optimieren, reaktionsschneller gestalten und zusätzliche Daten nahtlos integrieren. Das Unternehmen suchte aktiv nach innovativen Ansätzen und mehr Flexibilität zu kostengünstigeren Preisen.
Wir bieten einen umfassenden Service für den gesamten Lebenszyklus der Anwendungsentwicklung, einschließlich Software- und App-Planung, Analyse, Design, Code-Erstellung, Staging und Implementierung, Bereitstellung, laufender Wartung und Weiterentwicklung
Lösung
Hospice Source entschied sich für Digicode als Technologiepartner aufgrund der 20-jährigen Erfahrung des Unternehmens in diesem Bereich und seines umfassenden Verständnisses der Bestandsverwaltungsprozesse in verschiedenen Organisationen.
Digicode arbeitete eng mit den Mitarbeitern von Hospice Source zusammen und nahm sich die Zeit, deren Anforderungen umfassend zu verstehen. Anschließend empfahl Digicode die Implementierung von Dynamics 365 Business Central-Lösungen, die auf die individuellen Geschäftsanforderungen von Hospice Source zugeschnitten sind, einschließlich präziser Nachverfolgung, Informationsaustausch und Softwareanforderungen.
Ergebnisse
Dank der Umstellung profitieren nun alle operativen Teams von Hospice Source von einer modernen, sicheren, analytischen und kollaborativen Lösung.
Die Umstellung auf Dynamics 365 Business Central von Microsoft verschaffte Hospice Source innerhalb von nur 60 Tagen neue Flexibilität und Kontrolle über seine Abläufe.
Was die Nutzung betrifft, so wurden 25 % der Bestellungen über den Web-Self-Service abgewickelt, die restlichen Bestellungen telefonisch. Bei Hospice Source werden jedoch 90 % der Bestellungen online aufgegeben, was zu erheblichen Einsparungen bei den internen Betriebskosten führt. Auch die Kunden zeigen sich zufrieden mit dem Online-Bestellsystem, da es ihnen die Möglichkeit bietet, Favoriten und Pakete einzusehen. Dadurch wird der Bestellprozess effizienter, präziser und weniger fehleranfällig.
Was die Effizienz der Auftragsabwicklung im Geräteverleih betrifft, konnte die Anzahl der Fahrten zur Lieferung, Abholung und Wartung der Geräte beim Patienten reduziert werden. Vor der Einführung von digicode waren je nach Region bis zu sechs bis sieben Fahrten zur Patientenversorgung notwendig. Mit der Einführung von digicode konnte die Anzahl der Fahrten jedoch auf zwei bis drei reduziert werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führte. Die Einführung des Tracking-Systems kostete 100 US-Dollar.
Implementierte Lösungen:
Detaillierte Bestandsbuchhaltung
Ein vollständiger Kreislauf der Bestandsbewegungen wurde implementiert, beginnend mit Einkauf und Belegen, mit vollständiger Online-Integration in ein Web-Self-Service-System über API, einschließlich detaillierter Nachverfolgung nach Seriennummern und Kosten.
Forderungsverfolgung nach Kundenhierarchie
Die Umsatz- und Forderungsverfolgung wurde nach Kundenhierarchie implementiert (es gab eine zwei- und dreistufige Kundenhierarchie mit Muttergesellschaft und Tochtergesellschaften. Rechnungen werden an die Tochtergesellschaft ausgestellt, Zahlungen kommen jedoch von Muttergesellschaften, und Forderungen und Fälligkeit sollten auf der höheren Ebene verfolgt werden)
Bankeinlagen und -abgleich
Detaillierte Bankeinlagenbuchung ermöglicht die Zuordnung von Zahlungen zwischen Kunden und Rechnungen unter Berücksichtigung der Kundenhierarchie. Verbessertes Verfahren für den Bankabgleich, das den Großteil der im System gebuchten Banktransaktionen automatisch mit den tatsächlichen Kontoauszügen der Bank abgleicht und die Differenzen mithilfe des automatischen Kontoauszugsdienstes bucht.
Anlagenbuchhaltung
Umfassender Prozess der Anlagenbuchhaltung, einschließlich automatischer Kartenerstellung und Buchwertbuchung, Zuordnung der richtigen Anlageklasse und -unterklasse sowie Abschreibungseinstellungen. Dies ermöglicht die automatische Berechnung und Zuordnung der Abschreibungskosten zu den entsprechenden Hauptbuchkonten.
Kostenrechnung
Funktion für den automatischen Import und die Verarbeitung von Ausgaben mit Anbindung an die entsprechenden Hauptbuchkonten und Dimensionen aus verschiedenen Quellen.
Verkaufsverfolgung
Integration mit dem Abrechnungssystem ermöglicht die Automatisierung der Auftragserstellung für einzelne Kunden unter Berücksichtigung spezifischer Details und Finanzdimensionen.
Ad-hoc-Analyseberichtsfunktion
Wir haben eine systemweite Ad-hoc-Analysefunktion eingerichtet, mit der Analyseberichte direkt aus den Hauptbuch- und Stammdatenreferenzen erstellt und gespeichert werden können.
Tim Hines, CIO bei Hospice Source, erklärte: „Neben den Kosteneinsparungen haben wir eine Reihe funktionaler Vorteile erzielt, die bisher unerreichbar waren.“ Die Umstellung führte nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zur Eliminierung aufwändiger Papierprozesse, die zuvor 60 % des Arbeitsaufwands ausmachten.
Darüber hinaus arbeitet unser Unternehmen weiterhin eng mit Hospice Source als engagiertem Technologiepartner zusammen. Wir bieten umfassende Unterstützung bei allen technischen Fragen und stellen vielfältige Mitarbeiterprofile bereit, von der Software- und Hardwareentwicklung bis hin zur Technologieberatung.
