Digicode unterstützt das Wissenschafts- und Technologiezentrum dabei, mit Dynamics 365 Business Central Transparenz und Kontrolle über das Fördermittelmanagement zu gewinnen
18+ Jahre
Erfahrung mit Microsoft Dynamics ERP
4.2K+
F&E-Projekte in
ERP verwaltet
100
betreute Länder
weltweit
An den Käufer
Unser Kunde ist ein gemeinnütziges Wissenschafts- und Technologiezentrum in Kasachstan und der Ukraine mit den Namen ISTC bzw. STCU. Die beiden zwischenstaatlichen Organisationen fördern internationale Wissenschaftsprojekte und unterstützen die globale Wissenschafts- und Wirtschaftsgemeinschaft durch die Förderung ziviler Wissenschafts- und Technologiepartnerschaften. Kurz gesagt: Sie finanzieren und unterstützen spezifische Arten von wissenschaftlichen Projekten.
Herausforderungen ERP
Die Organisation hatte aufgrund ihres eingeschränkten und veralteten ERP-Systems viele manuelle und Excel-basierte Prozesse. Sie erkannte systembedingte Ineffizienzen und Ungenauigkeiten und wünschte sich ein einheitliches ERP-System für die Verwaltung und Kontrolle von Projektzuschüssen sowie die Erstellung umfassender Berichte. So konnte die Organisation die Mittel für wissenschaftliche und technologische Projekte in fast 100 Ländern weltweit problemlos umverteilen.
Digicode wurde aufgrund seiner 20-jährigen Erfahrung und seines hervorragenden Verständnisses der Finanzprozesse in gemeinnützigen Organisationen als Technologiepartner für die Implementierung von Microsoft Dynamics NAV ausgewählt.
Digicode bietet Beratungs- und Implementierungsleistungen in den Bereichen ERP, CRM, BI und Analytics an, die Innovationen vorantreiben und die Investitionen der Kunden in Microsoft Dynamics und die Power Platform maximieren.
Lösung
Im Jahr 2004 entschied sich die ISTU (Ukraine) nach der Evaluierung mehrerer anderer Lösungen für Microsoft Dynamics NAV als neues ERP-System. Eine robuste und effiziente Lösung war eine ihrer wichtigsten Prioritäten, und Microsoft erfüllte alle Anforderungen.
Danach nutzte das Unternehmen das System für die komplexe Finanzbuchhaltung. In dieser Zeit wurde das System mehrmals auf neue Versionen aktualisiert und zahlreiche zusätzliche Module entwickelt und implementiert.
Microsoft Dynamics NAV bietet diesem Unternehmen zahlreiche Funktionen, darunter:
Projektbuchhaltung
Erstellung von Projektplänen, Kostenverteilung und Kontrolle der Projektdurchführung
Anlagenbuchhaltung
Automatisierung der Anlagenbuchhaltung, Kapitalinvestitionen und Abschreibungsberechnung
Unternehmensberichterstattung
Die Möglichkeit, ein Unternehmensberichtspaket nach den Standards und Anforderungen der Unternehmensbuchhaltung zu erstellen
Website-Integration
Integration der Unternehmenswebsite mit Ressourcentabelle
Ressourcenbuchhaltung
Buchhaltung der Ressourcenzuweisung und Kostenkontrolle
Cashflow-Rechnung
Integration verschiedener Banken
In diesem Jahr wurde das System auf Dynamics 365 Business Central aktualisiert. Die Umstellung von Dynamics NAV auf Dynamics 365 Business Central ist mehr als nur ein weiteres Upgrade. Es geht um die Transformation der Betriebsabläufe, um Budgetierung und Buchhaltung effizienter zu gestalten. In diesem System verwaltet das Unternehmen seine gesamte Betriebs- und Finanzbuchhaltung und erstellt auch Unternehmensberichte. Ähnliche Projekte wurden für ISTC (Kasachstan) durchgeführt.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Funktionen für gemeinnützige Organisationen
Jobs
Wissenschaftler und Institutionen können sich direkt im ISTC-Forum um Forschungsstipendien bewerben. Der Kunde benötigte daher eine Lösung, die alle Projektinformationen direkt vom Forum in das ERP-System übertragen konnte.
Die Hauptaufgabe von Business Central bestand darin, dem ISTC die Übersicht über wissenschaftliche und technologische Projekte zu erleichtern.
Mit dem Modul „Jobs“ sind alle Projekte mit Details an einem Ort verfügbar. Jedes Projekt hat seinen Status: abgeschlossen, offen, in Bearbeitung, nicht unterzeichnete Dokumente usw. ISTC-Manager können außerdem schnell alle Projektinformationen einsehen, einschließlich Gesamtbudget und -ausgaben, Ausgabenpositionen, Laufzeiten und vieles mehr.
Berichtswesen
Ein Audit ist für den Fördermittelverwaltungsprozess der gemeinnützigen Organisation und die damit verbundenen Compliance-Aspekte von entscheidender Bedeutung. Der Kunde wollte ein fortschrittliches Berichtssystem implementieren, um Budgettransparenz zu gewährleisten und die Kosten für die Überwachung von Fördermitteln und die Kontoverwaltung zu senken.
Digicode hat ein spezielles Berichtsmodul eingeführt, mit dem sich mit wenigen Klicks nahtlos Berichte erstellen lassen, die den behördlichen Anforderungen gerecht werden. Diese enthalten Informationen zu Ausrüstung, Finanzmitteln und Betriebskosten. Außerdem können geplante Budgets mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen werden.
Dank der neuen Berichtsfunktionen von Business Central konnte ISTC mehr Finanzdaten verarbeiten und Berichte schneller erstellen als mit der vorherigen Lösung.
Rechnungen
Unsere ERP-Entwickler legten besonderes Augenmerk auf das Rechnungsmodul. Dank dessen konnte der Kunde schnell Bestellungen für die benötigte Ausrüstung und andere Bedarfsartikel für verschiedene Projekte aufgeben.
Bankbuchhaltung
Für gemeinnützige Organisationen sollte regelmäßig ein Bankabgleich für alle Bankkonten durchgeführt werden, um die Richtigkeit der Kassenbücher des Unternehmens sicherzustellen. Zu diesem Zweck verwendeten wir ein spezielles Bankbuchhaltungsmodul, mit dem der Kunde Banktransaktionen einzeln hochladen oder für einen bestimmten Zeitraum abgleichen konnte.
Ergebnisse
Digicode und ISTC arbeiten bis heute zusammen. Wir unterstützen das Unternehmen bei der Systempflege und aktualisieren das Kundenforum mithilfe eines weiteren Microsoft-Tools – Power Automate.
Mit Dynamics 365 Business Central kann der Kunde seine Finanzmittel effizienter verwalten, da Daten zentral gespeichert werden. Durch die Integration der direkten Übertragung von Dokumenten aus Forschungs- und Entwicklungsprojekten vom Forum in das ERP-System wird der Papierkram im Unternehmen nahezu überflüssig. Darüber hinaus gewährleisten wir eine transparente Budgetierung, eine komfortable Buchhaltung und ein individuelles Reporting.
