Projektübersicht
Große Unternehmen und Konzerne in einer schnelllebigen Branche kämpfen mit Ineffizienzen in ihren Kreditorenbuchhaltungsprozessen. Die manuelle Dateneingabe und langsame Genehmigungsabläufe führten zu Verzögerungen, Fehlern und unnötigem Ressourcenverbrauch. Das Unternehmen erkannte den Bedarf an einer robusten Lösung und implementierte Digicodes Intelligent AP Document Processing (IAPDP), integriert in Microsoft Dynamics 365 Business Central, um seine Kreditorenbuchhaltung zu optimieren.
Kunden
Kunden aus Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen, Logistik und Fertigung hatten mit ineffizienten Arbeitsabläufen und manueller Rechnungsverarbeitung zu kämpfen. Von Großunternehmen bis hin zu wachsenden KMUs – sie alle hatten ein gemeinsames Bedürfnis: Arbeitsabläufe zu optimieren, manuelle Eingriffe zu minimieren, Fehler zu reduzieren und den Genehmigungs- und Zahlungsprozess zu beschleunigen. Ob bei der Verwaltung komplexer Lieferketten oder der Bearbeitung großer Dokumentenmengen – diese Unternehmen benötigten eine skalierbare Lösung zur Verbesserung von Effizienz und Genauigkeit.
Finanz- und Rechnungswesen
- Unternehmen mit einem hohen Rechnungsaufkommen, oft über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg.
- Shared Service Center, die die Buchhaltung und Finanzen für große Organisationen oder Unternehmensgruppen übernehmen
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
- Wachsende Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit ausweiten und ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse automatisieren müssen, um die Effizienz zu steigern und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
- Einzelhändler, Großhändler und Hersteller mit komplexen Lieferketten und der Notwendigkeit, mehrere Eingangsrechnungen zu verarbeiten.
Gesundheitswesen & Pharmaunternehmen
Unternehmen in diesen Branchen verarbeiten häufig eine große Anzahl eingehender Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Belege, die aus Compliance- und Effizienzgründen automatisiert werden müssen.
Logistik- und Lieferkettenunternehmen
Unternehmen mit komplexen Lieferantennetzwerken und umfangreichen Dokumentationsprozessen, für die die Automatisierung der Erfassung und Freigabe von Rechnungen und anderen Transaktionsdokumenten entscheidend zur betrieblichen Effizienz beiträgt.
Bauwesen & Immobilien
Aufgrund der Komplexität von Projekten, der Vielzahl an Lieferanten und der häufigen Rechnungseingänge profitieren diese Unternehmen von der Automatisierung ihres Dokumenten- und Rechnungsmanagements.
Öffentlicher Sektor & Behörden
Behörden und Kommunen müssen häufig ein hohes Transaktions- und Dokumentationsvolumen verarbeiten. Automatisierung ist daher eine attraktive Lösung für mehr Effizienz und Transparenz.
Rechts- und Beratungsdienstleistungen
Anwaltskanzleien und Beratungsunternehmen, die große Mengen eingehender Dokumente und Rechnungsdaten verwalten, profitieren von der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und der Dokumentenverarbeitung, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Fertigung & Vertrieb
Diese Branchen haben häufig mit einer hohen Anzahl an Lieferanten und Bestellungen zu tun. Daher ist intelligente Dokumentenverarbeitung eine Schlüssellösung zur Optimierung der Abläufe und zur Reduzierung von Fehlern in der Kreditorenbuchhaltung.
Über uns
Digicode ist ein zuverlässiger Anbieter umfassender Technologiedienstleistungen, der Unternehmen dabei unterstützt, betriebliche Herausforderungen zu meistern und Technologie für Wachstum zu nutzen. Von der Beratung und Kostenkalkulation bis hin zu Implementierung, Management und laufender Wartung unterstützen wir unsere Kunden in jeder Phase ihrer Technologieentwicklung. Unsere Expertise umfasst Software- und Mobile-Entwicklung, IoT, Smart-Device-Integration und fortschrittliche Finanzprozessautomatisierung und hilft Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Dank unserer langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit führenden Unternehmen, darunter auch mit BOSCH und Winner Automotive, sind wir auf die Bereitstellung maßgeschneiderter Lösungen für komplexe Herausforderungen spezialisiert. Unsere Lösungen vereinfachen selbst komplexeste Abläufe und lassen sich nahtlos an die sich wandelnden Anforderungen von Unternehmen anpassen.
Herausforderungen
Langsame Rechnungsverarbeitung:
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen führte zu Rückständen und verzögerten Genehmigungen, was den gesamten Zahlungszyklus verlangsamte.
Hohe Fehlerquoten:
Menschliche Fehler bei der Dateneingabe führten zu Zahlungsabweichungen, die zu Ärger mit Lieferanten und zusätzlichem Zeitaufwand für Korrekturen führten.
Falsche Ressourcenverteilung:
Das AP-Team war mit repetitiven Aufgaben überlastet und konnte sich nicht auf komplexere und strategischere Aktivitäten konzentrieren.
Mangelnde Automatisierung:
Da Aufgaben wie Rechnungsabgleich und -freigabe nicht automatisiert wurden, verbrachte das Team übermäßig viel Zeit mit manuellem Abgleich.
Lösungsimplementierung
Digicodes Intelligent AP Document Processing (IAPDP) geht über die einfache Zeichenerkennung hinaus. Es kombiniert optische Zeichenerkennung (OCR) mit fortschrittlichen KI-Techniken wie Natural Language Processing (NLP) und Machine Learning (ML), um Inhalt und Kontext von Dokumenten zu verstehen. Dadurch extrahiert das System nicht nur Text, sondern auch die Bedeutung und Beziehungen zwischen verschiedenen Elementen im Dokument und gewährleistet so eine höhere Genauigkeit und Relevanz bei der Datenextraktion.
Fortschrittliche Technologie:
Die IAPDP-Plattform nutzt die Leistungsfähigkeit des Microsoft AI Builder und integriert Machine-Learning-Modelle, um die Datenextraktion kontinuierlich zu verbessern. Das System erfasst und überträgt Lieferantendaten aus Rechnungen automatisch direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe und reduziert Fehler.
Nahtloser Drei-Wege-Abgleich:
Mithilfe von ML-Algorithmen lernt die Lösung automatisch aus früheren Rechnungs-Bestellabgleichungen. Dadurch verbessert sie die Genauigkeit und reduziert den manuellen Abgleich im Laufe der Zeit.
Automatisierter Genehmigungsworkflow:
Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Das verkürzt die Genehmigungszeit und ermöglicht mobile Genehmigungen.
Digitale Archivierung:
Alle Rechnungen werden sicher digital gespeichert und indexiert. Das gewährleistet einen einfachen Abruf und die Einhaltung der Vorschriften.
Anpassbare Voreinstellungen:
Nutzer können benutzerdefinierte Aktionen wie Analysen und Suchvorgänge festlegen, um die Automatisierung und die Entscheidungseffizienz weiter zu verbessern.
Verwaltung wiederkehrender Ausgaben:
Bietet einen klaren Überblick über wiederkehrende Ausgaben und ermöglicht so eine bessere Planung und Kontrolle der Finanzmittel.
Ergebnisse
Verdreifachung der Bearbeitungsgeschwindigkeit:
Die Rechnungsbearbeitung wurde um 300 % beschleunigt, was die Zahlungszyklen deutlich beschleunigt und den Cashflow verbessert.
Ressourcenumverteilung:
Die Automatisierung ermöglichte es dem AP-Team, seine Aufgaben von der manuellen Dateneingabe auf höherwertige Aufgaben wie Finanzanalysen und strategisches Lieferantenmanagement zu konzentrieren.
Fehlerreduzierung:
Durch den Verzicht auf manuelle Eingaben und den Einsatz von KI-gestützter NLP zur Datenextraktion wurden Fehler drastisch reduziert. Dies liefert kontextbezogenere Erkenntnisse, die es Unternehmen ermöglichen, häufige Fehler bei der Rechnungsverarbeitung zu vermeiden.
Mobile Integration für Spesenabrechnungen:
Die Lösung ermöglicht die mobile Spesenabrechnung mithilfe der Team Member-Lizenz in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Mitarbeiter können Berichte und Genehmigungen mobil einreichen, was den Prozess optimiert und die Betriebseffizienz steigert.
Schnelle Implementierung
Die gesamte Lösung wurde innerhalb von nur 60 Tagen implementiert und lieferte schnelle Ergebnisse bei minimaler Störung des Kundenbetriebs.
Optimierung der Kreditorenbuchhaltung: Nächste Phase Updates für mehr Effizienz und Einblicke
Erweiterte Analyse:
KI-gestützte Analyse- und NLP-basierte Reporting-Tools werden eingeführt. Diese ermöglichen tiefere und aussagekräftigere Einblicke in Finanzdaten und helfen Kunden, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen.
Integration von 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich:
Um detailliertere Analysen, insbesondere bei Warenbestellungen, zu ermöglichen, wird die Lösung in Kürze 2- und 3-Wege-Abgleich unterstützen. Dies erhöht die Genauigkeit beim Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Belegen weiter.
Verbesserte Automatisierung der Spesenabrechnung:
Aufbauend auf dem bestehenden System werden interne Spesenabrechnungen über eine mobile Schnittstelle, die mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbunden ist, präziser und auf jeder Ebene automatisiert, mit minimalem manuellem Genehmigungsaufwand.
Skalierbarkeit für Großbetriebe:
Mit dem Wachstum des Kundenbetriebs wird das System optimiert, um auch größere Rechnungs- und Lieferantenmengen zu verarbeiten und so kontinuierliche Leistung und Effizienz zu gewährleisten.
Abschließende Erkenntnisse und Auswirkungen
Digicodes Intelligent AP Document Processing (IAPDP) revolutionierte die Kreditorenbuchhaltung des Kunden durch die Automatisierung wichtiger Prozesse, verbesserte die Genauigkeit und optimierte die Ressourcenzuweisung. Diese intelligente Lösung, nahtlos integriert in Microsoft Dynamics 365 Business Central, steigerte nicht nur die betriebliche Effizienz des Kunden, sondern positionierte ihn auch für zukünftiges Wachstum.
For companies seeking to modernize their financial operations, this solution provides a cost-effective, scalable, and user-friendly approach that can replace entire Accounts Payable departments, particularly for organizations handling large volumes of invoices from multiple vendors.
Für Unternehmen, die ihre Finanzabläufe modernisieren möchten, bietet diese Lösung einen kostengünstigen, skalierbaren und benutzerfreundlichen Ansatz, der ganze Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ersetzen kann, insbesondere für Unternehmen, die große Mengen an Rechnungen verschiedener Lieferanten verarbeiten.
